YIT har fått en otrolig uppsving tack vare självbetjäningsanalys och skapar en blomstrande datakultur med hjälp av Tableau.

YIT är Finlands största byggföretag och ett av de största i norra Europa med årliga intäkter på 3,8 miljarder euro (2018). Företaget grundades 1910 och har nu över 10 000 anställda i 11 länder. De specialiserar sig på att utveckla och bygga bostadshus och affärslokaler, krävande infrastruktur och beläggning.

2016 gjorde YIT en stor omstrukturering av sin IT-verksamhet för att för första gången göra systematisk och långsiktig datainsamling central i kärnverksamheten. De implementerade bland annat ett nytt Azure-molnbaserat datalager för alla typer av analyser. Efter omfattande pilotperioder och undersökningar av analyslösningar för slutanvändare föll valet på Tableau. De anslöt omedelbart och Tableau har varit YIT:s primära analysplattform sedan dess. Den här nya metoden har lett till en kraftfull datadriven kultur eftersom medarbetare på alla nivåer inom verksamheten kan använda självbetjäningsanalys för många av sina behov. De insikter de får av analyserna kan sedan ligga till grund för beslut som fattas. YIT använder även Tableau Prep till att snabbt och effektivt rensa och testa komplexa nya dataset innan de implementeras i dataplattformen. Det märktes särskilt vid fusionen med Lemminkäinen Corporation då det användes för att snabbt slå ihop två stora datakällor för HR och upphandling i Tableau för omedelbar analys.

Data har en viktig roll i nästan varje aspekt av YIT:s verksamhet, men före 2016 fanns det inga system som gjorde att medarbetarna själva kunde tillgodose sina egna databehov. Istället behövde all analys göras genom företagets kompetenscenter, vilket gav få möjligheter till analys under tider av hög belastning.

"Organisationen var under konstant press att leverera olika rapporter till olika delar av företaget, alltifrån riktigt enkla saker till komplexa årsslutsanalyser", säger Heikki Sulonen, senior analysansvarig, YIT. "Företagets strategi var att bli mer datadrivna och framförallt skapa värde av sin data. Det var tydligt att analys som funktion behövde ta en ny riktning från traditionell BI till modern affärsanalys."

Under IT-omstruktureringen 2016 tittade Heikki och hans team på många olika analysplattformar för att lösa det här ständiga problemet, och de såg snabbt att Tableau var den perfekta lösningen för slutanvändarnas behov.

"Vi såg tidigt att Tableaus användbarhet och fokus på visuell analys var något annat", säger Heikki. "Eftersom det finns många olika verktygsuppsättningar skulle det också kunna användas inom många olika avdelningar samtidigt som Tableau Mobile ger åtkomst överallt, oavsett om användarna är på kontoret eller på en byggarbetsplats."

Nu när vi har Tableau kan hundratals medarbetare själva göra en stor del av sina dataanalyser varje vecka, vilket leder till betydligt högre produktivitet medan trycket på Heikki och hans team minskar. De regelbundna och avancerade utbildningssessionerna gör att ännu fler kan använda plattformen och med Tableau-clinics varannan vecka kan vi lösa eventuella problem som uppstår.

"Det är så pass enkelt att installera plattformen och börja skapa visualiseringar att användarna kan göra mycket själva innan de behöver hjälp", säger Heikki. "Allt finns även publicerat i Tableau, vilket betyder att företaget arbetar från en och samma källa istället för att hela tiden skicka Excel-kalkylblad med e-post."

YIT:s Tableau-baserade analysmetod har även skapat en stark ny datadriven kultur inom hela företaget som inte fanns tidigare.

"Nu är medarbetarna riktigt intresserade av data och vad de kan göra med den", säger Heikki. "Förut visste många av dem inte vad som var möjligt, men Tableau ger en ny nivå av tillgänglighet som alla gillar."

Heikki menar att det till stor del beror på Tableaus visuella approach och intuitiva gränssnitt som gör att nya användare snabbt kan börja skapa dashboards som direkt leder till genuina insikter. Antalet unika användare som skapar dashboards och interagerar med data ökar i genomsnitt med 100 % var sjätte månad.

"Det är mycket mer lockande att göra analyser nu", säger Heikki. "Användningen av Tableau har också ökat organiskt eftersom medarbetare på de olika avdelningarna rekommenderar det till sina kollegor."

Eftersom det finns integrerade dashboards på YIT:s intranät kan det till och med vara så att medarbetarna inte ens förstår att de använder Tableau.

"Tableau har snabbt blivit en del av vår verksamhetsstruktur", säger Heikki. "Det är inte längre komplicerat eller krångligt att analysera, det är nu något som kan göras snabbt och enkelt för att fatta välgrundade beslut och öka effektiviteten."

Heikki och hans team såg fram emot att dra nytta av en annan viktig aspekt av Tableau, nämligen enhetliga verktyg och mallar. De skulle göra det möjligt att för första gången skapa ett konsekvent och professionellt format för alla rapporter som görs inom YIT.

"Innan vi hade Tableau var det extremt svårt att skapa något slags konsekvent rapportformat", säger Heikki. "Många medarbetare jobbade i lokala grupper och skapade Excel-rapporter som kanske var tydliga för dem men som ingen annan kunde tolka."

"Numera arbetar alla med en och samma källa och levererar därmed både interna och externa rapporter som ser likadana ut och som känns likadana tack vare färgerna, teckensnitten, rubrikerna och grafiken som används."

2018 gjorde YIT en stor sammanslagning med ett annat finskt byggföretag; Lemminkäinen Corporation. Som en del av den sammanslagningen behövde man rensa all nyckeldata från Lemminkäinen och kombinera den med YIT:s för att lägga till den i den molnbaserade databasen och sedan ansluta den till Tableau för framtida analyser.

"Vi tog över HR- och upphandlingsdatan", säger Heikki. "Med hjälp av Tableau kunde vi på nolltid ge verksamheten kritisk information från det sammanslagna företaget."

Det kan ofta ta flera år att slutföra sådana uppgifter, men Heikki och hans team kunde vara mycket mer agila och skapa en initial lösning i separata system för omedelbara affärsresultat. Det här fungerade sedan som en långsiktig vägledning inom datateknik.

"I situationer som denna kan de separata datakällorna ofta vara mycket olika i fråga om omfattning, kvalitet och konsekvens, vilket gör det till en extremt svår uppgift", säger Heikki. "Som tur var kunde vi använda Tableau Prep för att snabbt slå ihop, rensa, forma och kombinera HR- och upphandlingsdatan för enkel konsolidering i Tableau. Vi sparade enormt mycket tid och pengar i processen.

Det gör att kritisk information från båda företagen, till exempel antal medarbetare, nu är enhetlig i Tableau, vilket gör livet lättare för den nya sammanslagna HR-avdelningen. Prep används även inom andra delar av organisationen för att testa flödet av data som kommer från olika leverantörer och göra allt tillgängligt via några övergripande Tableau-dashboards.

"Tableau Prep var en viktig del av den sammanslagningen vi nyligen gjorde, och fortsätter att vara en ovärderlig del i den dagliga verksamheten", säger Heikki. "Det är en väldigt flexibel primär lösning när den än behövs. Det gör att vi kan maximera vår operationella effektivitet genom att medarbetarna har tillgång till all information de behöver för att prestera efter bästa förmåga, i alla lägen."