Avec Tableau Blueprint et Tableau Online, Red Hat convertit plus de 4 500 employés à la culture data en moins d'un an

Red Hat, Inc. est le leader mondial des solutions open source. S'appuyant sur les communautés, l'entreprise propose des technologies Linux, cloud hybride, Kubernetes et de conteneurs fiables et performantes. Elle aide ses clients à intégrer des applications IT nouvelles ou existantes, à développer des applications natives du cloud, à standardiser des systèmes d'exploitation ultra-performants, ainsi qu'à automatiser, sécuriser et gérer des environnements complexes.

Dans un contexte de croissance rapide, Red Hat a utilisé différents outils BI dans des situations isolées, sans développer d'approche coordonnée pour l'analytique d'entreprise. En l'absence d'une stratégie data commune, les dirigeants n'avaient pas de vision d'ensemble pour prendre des décisions métier essentielles. Les collaborateurs, et plus particulièrement les analystes et les ingénieurs data, avaient aussi du mal à établir des connexions entre les données compartimentées. Ils avaient besoin d'une plate-forme analytique capable de couvrir plusieurs sources de données, d'assurer des performances agiles et qui permettait la collaboration via le cloud. Red Hat a donc cessé d'utiliser plusieurs plates-formes BI et les a remplacées par une solution SaaS : Tableau Online, associée à Tableau Blueprint, pour guider sa stratégie de déploiement.

En s'appuyant sur les communautés et le développement de compétences, Red Hat est passé de 50 utilisateurs Tableau à plus de 4 500 en moins d'un an. Rien que sur les trois premiers mois, les attentes en matière d'adoption ont été doublées. N'étant plus obligés de jongler avec plusieurs outils, les collaborateurs étaient mieux équipés pour prendre des décisions rapides et fiables, qui ont permis d'améliorer les performances et les résultats. Red Hat continue de développer des opportunités d'engagement et des formations, lesquelles sont dirigées par un nouveau rôle, celui de responsable de l'adoption Tableau au sein de l'équipe Données et analytique de l'entreprise, ainsi que par les porte-paroles Tableau, désignés aussi par propriétaires de projet, qui mettent en œuvre et partagent des meilleures pratiques pour les tableaux de bord en tant que membres de la communauté Tableau de Red Hat.

Lorsque l'entreprise Red Hat a adopté Tableau, elle a décidé d'utiliser Tableau Blueprint pour guider son déploiement. « Tableau Blueprint nous a montré comment Tableau utilise la gouvernance pour accélérer les processus. Nous n'avions jamais rien vu de tel », explique Wes Gelpi, responsable senior de la BI et de l'analytique. Tableau Blueprint a permis aux responsables de l'analytique de définir des attentes et des processus clairs en termes de gouvernance, de développement des compétences, de collaboration, et de bien d'autres aspects. « Tableau Blueprint nous a permis d'optimiser le déploiement et a changé notre perception de Tableau », ajoute Wes.

La première étape consistait à mettre en place les stratégies et les équipes appropriées, ce qui impliquait de créer un nouveau modèle organisationnel faisant correspondre les ressources aux activités et documentant les stratégies data d'entreprise. En répartissant les spécialistes de la data au sein des différentes business units, Red Hat a pu déployer une solution tout en créant une culture data à l'échelle de l'entreprise.

Après s'être focalisée sur la collaboration, Red Hat se concentre à présent sur la communauté interne. Pour ce faire, l'entreprise développe notamment des activités visant à booster l'engagement de cette dernière. Désormais, Red Hat compte parmi ses collaborateurs des propriétaires de projet, dont le rôle consiste à prôner l'adoption de Tableau pour encourager une cohérence des processus et du reporting à l'échelle de l'entreprise. Ces porte-parole permettent également aux utilisateurs d'échanger sur les visualisations ou de fournir un feedback en animant des rencontres locales ou en gérant des chat internes. Le responsable de l'adoption Tableau, quant à lui, cherche à développer la communauté Red Hat, en recrutant des passionnés de la data pour gérer des événements, en proposant des formations et en offrant son expertise en tant que consultant par téléphone.

Grâce à ces activités, le nombre de collaborateurs (exécutants comme dirigeants) qui utilisent Tableau pour prendre des décisions est passé à plus de 4 500. La prochaine étape consiste à mettre au point un modèle en libre-service plus large, pensé pour rendre les utilisateurs et les consommateurs plus autonomes. Les processus devraient être plus cohérents, et la fiabilité des informations partagées, renforcée.

Auparavant, Red Hat utilisait plus de 60 sources de données différentes, notamment Google Sheets, Excel, et d'autres plates-formes d'opérations. À cause de cette diversité, il était difficile de dégager des informations essentielles. « Notre objectif, c'est que tout le monde ait accès à des informations pertinentes, le plus rapidement possible », explique Mandy Elliott, responsable du personnel et de la stratégie.

Pour migrer les charges de travail vers le cloud, Red Hat avait besoin d'une plate-forme analytique robuste que tous les collaborateurs pourraient utiliser, et qui ne demanderait que peu de maintenance ou de surveillance des serveurs. Pour gagner du temps, de l'argent, et ne pas mobiliser trop de ressources humaines, l'équipe Données et analytique d'entreprise cherchait à s'affranchir du déploiement sur site. En tant que solution entièrement hébergée, Tableau Online ne demande aucune configuration de serveurs ni mise à jour de logiciels. L'équipe peut facilement ajouter des utilisateurs au besoin.

Le partage des tableaux de bord sur Tableau Online a généré de la synergie et de la confiance. Les employés ont donc eu davantage recours aux analyses, et la base d'utilisateurs a triplé. En mettant les données entre les mains des collaborateurs, Red Hat a constaté des améliorations au niveau des processus, des opérations, de l'affectation du personnel, et du service client. Comme l'a résumé Mandy, ces nouveaux ensembles de compétences, ces nouveaux processus améliorés et ces meilleures façons de travailler ensemble ont commencé à avoir un impact sur l'entreprise dans son ensemble.

Red Hat met en œuvre des programmes pour motiver et changer la façon dont les dirigeants, les responsables et les collaborateurs considèrent les données. Le programme de datalphabétisation de Red Hat consiste en une formation produit associée à un cursus spécialisé et des activités de facilitation. L'objectif est de développer des compétences telles qu'un esprit critique et des connaissances de base sur les données. L'entreprise propose également un parcours spécialisé pour les champions de la data, dont le rôle consiste à faire évoluer les mentalités et à encourager les prises de décisions basées sur les données. « Ces champions de la data boosteront la culture data de Red Hat », explique Mandy. Cet engagement influe la façon dont les employés approchent les données à tous les niveaux, peu importe leur rôle ou leur affectation.

L'utilisation de Tableau est surveillée de près par le responsable de l'adoption et par l'équipe Données et analytique d'entreprise. Ensemble, ils étudient les données d'utilisation des tableaux de bord de différentes business units et régions pour déterminer quand des formations et des activités communautaires sont nécessaires, et selon quelles modalités, pour répondre aux besoins des utilisateurs. Ces informations servent aussi de point de départ à des discussions sur les insights et l'observation des données.

Pour améliorer la visibilité en matière de performances, ainsi que pour réduire le temps et les ressources autrefois nécessaires au développement manuel des rapports de gestion hebdomadaires, mensuels et trimestriels, l'équipe Données et analytique d'entreprise a développé des tableaux de bord sur les KPI dans Tableau. Elle a commencé par collaborer étroitement avec les dirigeants de tous les départements pour s'assurer que des données pertinentes étaient incluses et consignées avec précision. Elle a organisé des ateliers personnalisés sur l'adoption avec des cadres supérieurs pour comprendre comment ces derniers utilisent les données. Elle s'est ensuite servi des informations collectées pour déterminer le design et le contenu des tableaux de bord.

Après que le tableau de bord de suivi de l'activité a été publié, l'équipe a constaté que les dirigeants s'y connectaient plusieurs fois par semaine, parfois plus d'une dizaine de fois. Elle a également observé que les utilisateurs accordaient plus de confiance aux données, dont ils se servent désormais quotidiennement pour les réunions ou pour les tâches individuelles.

« Tableau a permis à nos professionnels des données et de l'analytique de collaborer plus efficacement, et nous sommes sûrs que ces insights nous aideront à atteindre nos objectifs », conclut Mandy.