OVH repense la gestion de données et met en place une source d'informations unique avec Tableau

Fondé en 1999, OVH est un fournisseur mondial de cloud hyper-évolutif qui gère 27 data centers sur 4 continents, tous connectés via son propre réseau fibre noire atteignant les 13 Tbps. La société propose à 1,3 million de clients dans le monde des produits et services aussi simples qu'efficaces dans 3 grands domaines : Web (domaines, hébergement, Exchange), serveurs dédiés et cloud (public et privé, VDI, VPS). OVH a commencé à utiliser Tableau en 2015 pour centraliser sa gestion de données, rationaliser le reporting et créer une source unique d'informations fiables pour l'ensemble du groupe. Maintenant, plus de 200 collaborateurs répartis dans plus 20 divisions internes utilisent régulièrement Tableau, et ce chiffre ne cesse d'augmenter. Le PDG lui-même supervise l'évolution du déploiement à l'échelle de l'entreprise.

Pour des entreprises telles qu'OVH, la gestion et l'analyse des données doivent être efficaces.

« Les données font partie intégrante de notre travail » explique Morade El Fahsi, responsable de l'équipe Data Science chez OVH. « Nous analysons en permanence différents types de données afin d'essayer de prédire, anticiper et déterminer une stratégie métier pour le court, le moyen et le long terme. »

Avant 2015, c'est-à-dire avant Tableau, OVH s'appuyait sur des outils open source faits maison pour gérer les données. Mais ces outils n'étaient pas déployés partout et leur utilisation représentait beaucoup de temps. L'environnement de données manquait donc de cohérence : tout le monde ne travaillait pas sur les mêmes informations, ce qui provoquait des problèmes internes.

À l'évidence, il fallait trouver une meilleure solution. L'équipe IT d'OVH a rapidement retenu Tableau pour sa facilité d'utilisation, son intégration directe avec les sources de données et ses puissantes fonctionnalités d'analyse visuelle.

« Le principal avantage de Tableau, c'est sa flexibilité, sa capacité à s'adapter à tout moment à une activité, un besoin, un suivi spécifique, un parcours client, un produit qui vient d'être lancé », explique Morade. « En quelques minutes seulement, vous pouvez produire un nouveau tableau de bord et commencer à partager des informations exploitables avec les personnes de votre choix. »

Tableau réunit également toutes les sources de données d'OVH au même endroit. Tous les collaborateurs disposent alors d'une source unique d'informations fiables et la cohérence des données est assurée dans toute l'entreprise.

« Vous commencez par collecter les données, vous les traitez et assurez leur intégrité, puis vous les mettez à la disposition de tous les employés dans Tableau », ajoute Morade. « Cela évite la formation de silos et garantit que tout le monde utilise les mêmes informations. »

Tableau est rapidement devenu populaire dans toute l'entreprise. Plus de 200 personnes l'utilisent régulièrement dans les départements Finance, IT, Ventes, Marketing et Service, et les demandes se font de plus en plus nombreuses. Morade attribue cette popularité à l'interface visuelle et intuitive de Tableau, qui facilite grandement son utilisation.

« Avoir la possibilité de créer quelque chose qui soit visuellement attrayant en seulement quelques clics permet de se concentrer sur l'analyse des données plutôt que sur des tâches laborieuses de récupération et d’assemblage comme auparavant », déclare Morade.

« Pour aider les débutants à devenir rapidement opérationnels, nous avons placé des « super-utilisateurs » Tableau dans chaque département. Ils participent aux formations et à la recherche de réponses, ce qui évite de solliciter l'IT à chaque fois.»

« Gérer le personnel fait partie du processus », explique Morade. « Nous expliquons aux nouveaux venus comment Tableau fonctionne, quelles sont les règles et les normes. Ils sont très rapidement autonomes, ce qui améliore grandement la productivité. »

Le PDG d'OVH a été tellement impressionné par les gains de productivité depuis l'adoption de Tableau qu'il supervise maintenant lui-même le déploiement dans le reste du groupe.

« Nous avons déjà commencé la mise en place de Tableau aux achats, puis ce sera au tour des RH », confirme Morade. « Nous constatons une réelle amélioration de la productivité, mais également une standardisation de l'information. Avec Tableau, nous avons la garantie qu'à tout moment, les bonnes données sont aux mains des bonnes personnes. »

Outre la gestion et l'analyse des données, Tableau a également eu un impact majeur sur le reporting interne chez OVH.

« Avant Tableau, le reporting prenait énormément de temps. Il fallait mettre à jour manuellement des centaines de feuilles de calcul et de rapports PowerPoint chaque jour, chaque semaine ou chaque mois », explique Morade. « Non seulement cela monopolisait l'IT, mais les rapports devenaient vite obsolètes et confus. Il était difficile d'en tirer des enseignements utiles. »

Maintenant, plus de 100 rapports ont été chacun remplacés par un tableau de bord Tableau interactif facile à personnaliser en fonction des besoins du destinataire. De plus, ces rapports sont entièrement automatisés, ce qui a réduit considérablement le temps que doit y passer l'IT, qui peut alors se consacrer sur des projets plus importants.

« Au lieu d'avoir à parcourir des dizaines de pages de données afin d'y trouver les informations dont elles ont besoin, nos équipes peuvent maintenant manipuler rapidement les données dans Tableau et les afficher dans des visualisations faciles à lire et à comprendre », ajoute Morade. « Les données Tableau sont « en direct », autrement dit, le moindre changement effectué au niveau des systèmes back-end est immédiatement visible pour tout le monde, ce qui préserve cette précieuse source unique d'informations fiables. »

« Tableau a rapidement joué un rôle clé dans la gestion des données et l'analytique chez OVH », conclut Morade. « Dans les mois qui viennent, nous prévoyons de renforcer l'autonomie de chaque utilisateur et de chaque département, pour leur permettre d'aller encore plus loin avec leurs données et de répondre eux-mêmes à leurs besoins analytiques les plus complexes. »